Quy trình giám sát sự tiến bộ của Người học tại Phòng Quản lý đào tạo

Quy trình giám sát sự tiến bộ của người học trong học tập, rèn luyện, kết quả học tập tại Trường Đại học Ngoại thương (sau đây gọi tắt là Quy trình) xác lập và ban hành nhằm theo dõi quá trình học tập của sinh viên, học viên (sau đây gọi tắt là Người học) trong suốt quá trình học tập của Người học tại Trường Đại học Ngoại thương (sau đây gọi tắt là Trường) kể từ khi nhập học cho đến khi tốt nghiệp nhằm:

- theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của Người học

- đôn đốc Người học và các Đơn vị, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ học tập, rèn luyện theo Quy chế đào tạo và các Quy định có liên quan

- kịp thời khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong quá trình học tập, rèn luyện cũng như thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến Quy trình này.

2. Phạm vi áp dụng, đối tượng thực hiện, căn cứ triển khai
3. Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với Người học, đang học tập ở các Bậc, hệ đào tạo tại Trụ sở chính và các cơ sở

1. Đối tượng thực hiện

* Các Phòng/Ban chức năng:

- Phòng Quản lý đào tạo phối hợp chặt chẽ với Phòng Công tác chính trị và sinh viên, các Viện/Khoa chuyên môn tổ chức thực hiện việc theo dõi, giám sát sự tiến bộ của người học

* Cán bộ được phân công theo dõi:

- Cán bộ tại Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Công tác chính trị và sinh viên (sau đây gọi tắt là CBQL) được phân công theo dõi nhóm sinh viên theo khóa học, ngành/ chuyên ngành học hoặc lớp học thực hiện nhiệm vụ thông báo Quy trình, tổng hợp tình hình để báo cáo kịp thời đến các đơn vị quản lý; phối hợp với Giáo viên chủ nhiệm/Cố vấn học tập của Người học đôn đốc quá trình học tập, giám sát sự tiến bộ của Người học

- Giáo viên chủ nhiệm/Cố vấn học tập (sau đây gọi tắt là GVCN): thực hiện việc theo dõi một nhóm người học thuộc một chuyên ngành đào tạo theo phân công trực tiếp của Khoa chuyên môn; kịp thời đôn đốc Người học trong việc thực hiện nội quy, quy định và đăng ký khối lượng học tập cũng như kết quả học tập và rèn luyện của Người học trong suốt thời gian từ lúc nhập học cho đến khi tốt nghiệp. Trong trường hợp cần thiết, GVCN có thể đề xuất các hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật cho Khoa chuyên môn nhằm kịp thời ghi nhận những tiến bộ, thành tích xuất sắc của Người học hoặc ngăn chặn sự sa sút trong học tập, rèn luyện của Người học.

1. Căn cứ triển khai Quy trình

- Quy chế đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Quy định về đào tạo theo hệ thống tín chỉ tại Trường Đại học Ngoại thương

- Quy định về đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên Hệ đại học chính quy

Các quy định khác có liên quan về việc quản lý Người học

3. Nguyên tắc giám sát

Nguyên tắc giám sát Người học là:

1. Toàn diện về mọi mặt hoạt động
2. Kịp thời nhắc nhở, phê bình khi người học có những dấu hiệu sa sút hoặc kịp thời khen thưởng khi người học đạt được những thành tích xuất sắc
3. Định kỳ báo cáo cho các đơn vị chức năng để có những biện pháp hỗ trợ
4. Các bước thực hiện

Bước 1: Thông báo, hướng dẫn thực hiện quy trình

Phòng Quản lý đào tạo thông qua CBQL thông báo Quy trình đến các Khoa Chuyên môn và GVCN

Khoa chuyên môn và GVCN thông báo nội dung và các yêu cầu của Quy trình, nội dung các Quy định quản lý đến Người học

Bước 2: Tổ chức đăng ký học tập

Phòng Quản lý đào tạo ban hành Kế hoạch năm học, lập thời khóa biểu, lịch thi và kế hoạch đăng ký cho toàn thể người học biết và thực hiện

Người học là sinh viên năm thứ nhất được Phòng Quản lý đào tạo đăng ký, phân bổ vào các lớp học phần tín chỉ phù hợp với Kế hoạch, tiến độ và thời khóa biểu

Người học thuộc các năm đào tạo khác được phép tự đăng ký khối lượng học tập, đảm bảo đủ khối lượng theo Quy định về đào tạo theo hệ thống tín chỉ

Trường hợp Người học có nguyện vọng đăng ký ít hoặc nhiều hơn khối lượng quy định thì Người học phải có đơn đề nghị về việc này; Đơn phải được phê duyệt bởi GVCN và do CBQL hỗ trợ thực hiện qua Hệ thống quản lý giảng dạy và học tập

Biểu mẫu: Thời khóa biểu

Biểu mẫu: Thông báo đăng ký học tập

Bước 3: Rà soát khối lượng đăng ký học tập

CBQL và GVCN tiến hành rà soát khối lượng đăng ký học tập của Người học sau 2 tuần kể từ ngày đầu tiên của kỳ học.

Trường hợp:

1. Người học đăng ký khối lượng học tập lớn, bất thường so với các kỳ học liền kế, GVCN có trách nhiệm liên hệ, tìm hiểu thông tin, kiểm tra lại các điều kiện ràng buộc của chương trình đào tạo, tư vấn cho Người học về khả năng rút bớt hoặc giữ nguyên khối lượng như đã đăng ký
2. Người học đăng ký khối lượng học tập không đủ theo quy định, đăng ký số tín chỉ trong 1 kỳ học dưới 15 (không kể khối lượng tín chỉ của các học phần điều kiện) – GVCN phải liên hệ, giải thích quy định, đôn đốc người học đăng ký bổ sung cho đủ khối lượng tối thiểu hoặc hướng dẫn Người học làm đơn xin rút bớt khối lượng học tập phù hợp với điều kiện cá nhân và không trái với các Quy định hiện hành

Trong cả 2 trường hợp, GVCN và CBQL cùng ghi nhận các biện pháp đã xử lý. CBQL hỗ trợ GVCN và Người học trong việc đăng ký bổ sung, đăng ký rút bớt học phần và lưu các giấy tờ liên quan tại Phòng QLĐT cho đến hết khóa học của Người học

Biểu mẫu: Tổng hợp khối lượng đăng ký học tập của Người học

Bước 4: Theo dõi quá trình học tập tại lớp học

GVCN và CBQL thường xuyên theo dõi các lớp học phần tín chỉ có Người học thuộc phạm vi mình quản lý; giữ liên hệ thường xuyên với Giảng viên giảng dạy tại các lớp học phần, ghi nhận những bất thường có liên quan đến Người học và kịp thời đôn đốc, nhắc nhở Người học đảm bảo đúng quy định.

Trường hợp Người học có những vi phạm đến mức phải bị xử lý theo các Quy định về quản lý Người học, GVCN vàCBQL có trách nhiệm tìm hiểu nguyên nhân, nhắc nhở Người học và đề xuất mức xử lý kỷ luật tương ứng với mức độ vi phạm.

Bước 5: Tổng hợp kết quả học tập của Người học

Kết thúc một đợt học hoặc kỳ học, CBQL hỗ trợ GVCN trong việc tổng hợp số liệu kết quả học tập của Người học; so sánh với kết quả học tập của những kỳ trước đó để lên phương án hỗ trợ cho Người học. Đặc biệt lưu ý đến Người học có hoàn cảnh khó khăn, Người học đã hoặc đang trong quá trình bị kỷ luật (chưa đến mức bị đình chỉ học tập), Người học bị cảnh báo kết quả học tập của các kỳ học trước đó.

Bước 6: Chấm điểm rèn luyện

Phòng CTCT&SV phối hợp với Phòng QLĐT, các Khoa chuyên môn và GVCN tiến hành đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên phù hợp với Quy định hiện hành về đánh giá điểm rèn luyện.

Việc đánh giá điểm rèn luyện thực hiện theo các bước cụ thể:

- Thông báo Quy định và Kế hoạch

- GVCN triển khai đánh giá trực tiếp cùng với nhóm sinh viên mình quản lý

- GVCN chuyển bộ hồ sơ đánh giá kết quả rèn luyện cho Khoa chuyên môn xác nhận đồng thời, thông báo kết quả đánh giá sơ bộ cho từng Người học đồng thời thông báo kết quả này cho CBQL.

GVCN và CBQL cùng phối hợp đối sánh sơ bộ kết quả rèn luyện của Người học ở từng mặt cụ thể và tổng thể điểm rèn luyện. Trong trường hợp có bất thường cần liên hệ trực tiếp với Người học để tìm hiểu nguyên nhân, tìm giải pháp hỗ trợ kịp thời

- Phòng CTCT&SV tiến hành tổng hợp, đánh giá kết quả rèn luyện, thực hiện đối sánh kết quả rèn luyện của người học qua các kỳ học

Bước 7: Phân tích kết quả

Phòng QLĐT và Phòng CTCT&SV phối hợp với các Khoa chuyên môn phân tích kết quả học tập và rèn luyện của Người học

Việc đối sánh kết quả học tập của Người học so với các kỳ học trước đó có thể tiến hành trên cơ sở

- Trung bình chung học tập của cả kỳ học đối với toàn bộ các học phần đã đăng ký

- Điểm trung bình của các học phần đã đăng ký để học lại, học cải thiện nếu có

- Điểm trung bình theo nhóm môn học mà Người học có dấu hiệu sa sút

- Điểm đánh giá chuyên cần, giữa kỳ, cuối kỳ của từng nhóm học phần hoăc toàn bộ các học phần

Việc đối sánh kết quả rèn luyện có thể tiến hành đối với từng nội dung đánh giá hoặc tổng thể kết quả

Bước 8: Tổng hợp, báo cáo và lên kế hoạch hỗ trợ Người học

Trên cơ sở đối sánh số liệu từng kỳ và quá trình, Phòng QLĐT phối hợp với các Khoa chuyên môn tổng hợp tình hình học tập và rèn luyện của Người học trong suốt quá trình học tập. Trong trường hợp cần thiết, 2 bên có thể phân công các cán bộ có kinh nghiệm, hỗ trợ trực tiếp cho Người học.

Cuối mỗi kỳ học, các Phòng/Ban/Khoa lập danh sách tổng hợp kết quả học tập và rèn luyện của Người học, thống nhất phương án hỗ trợ Người học khi cần.

Phòng Quản lý đào tạo chủ trì tổ chức việc thực hiện các quy định liên quan đến cảnh báo kết quả học tập, buộc dừng học hoặc thôi học với sinh viên.

Phòng CTCTSV phối hợp với các Khoa chuyên môn thực hiện việc đề xuất, khen thưởng Người học và các cá nhân có thành tích xuất sắc trong kỳ học, năm học hoặc toàn Khóa học.

Bước 9: Cập nhật hồ sơ vào phần mềm

Phòng Quản lý đào tạo và Phòng CTCT&SV có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ các thông tin:

- Điểm rèn luyện từng kỳ, toàn khóa

- Các loại danh hiệu, khen thưởng của sinh viên

- Các hình thức kỷ luật của sinh viên

- Tình trạng học tập của sinh viên (đang học, đã tốt nghiệp, đang bảo lưu…)

và thông báo cho sinh viên theo dõi tại phần mềm quản lý.

5. Điều khoản sửa đổi

Quy trình này thực hiện thống nhất tại Trụ sở chính và các cơ sở, có hiệu lực kể từ ngày ký.

Trong trường hợp có ý kiến về Quy trình, các đơn vị có liên quan thông qua CBQL thông báo cho Phòng QLĐT để nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung Quy trình./.