Quy trình theo dõi tiến trình học tập của Người học

Quy trình theo dõi tiến trình học tập của người học tại Trường Đại học Ngoại thương (sau đây gọi tắt là Quy trình) xác lập và ban hành nhằm theo dõi quá trình học tập của sinh viên, học viên (sau đây gọi tắt là Người học) trong suốt quá trình học tập của Người học tại Trường Đại học Ngoại thương (sau đây gọi tắt là Trường) kể từ khi nhập học cho đến khi tốt nghiệp nhằm:

- cập nhật thường xuyên, liên tục số lượng người học đang học tập thực tế tai từng cơ sở đào tạo và toàn trường gồm tình trạng học tập, rèn luyện, quá trình bảo lưu và nghỉ học tạm thời, tình trạng tốt nghiệp ngành chính và ngành 2 (nếu có)

- báo cáo tình trạng người học thực tế cho Nhà trường, làm căn cứ xác định chỉ tiêu tuyển sinh và thực hiện các công việc quản lý khác

2. Phạm vi áp dụng, đối tượng thực hiện, căn cứ triển khai
3. Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với Người học, đang học tập ở các Bậc, hệ đào tạo tại Trụ sở chính và các cơ sở

1. Đối tượng thực hiện

* Các Phòng/Ban chức năng: Phòng Quản lý đào tạo phối hợp chặt chẽ với Phòng Công tác chính trị và sinh viên, các Viện/Khoa chuyên môn tổ chức thực hiện việc theo dõi tiến trình học tập của Người học.

* Cán bộ được phân công theo dõi:

- Cán bộ tại Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Công tác chính trị và sinh viên (sau đây gọi tắt là CBQL) được phân công theo dõi nhóm sinh viên theo khóa học, ngành/ chuyên ngành học hoặc lớp học theo dõi toàn bộ quá trình học tập của Người học, cập nhật thường xuyên số liệu về tình trạng của từng Người học trong phạm vi mình quản lý vào phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ.

- Giáo viên chủ nhiệm/Cố vấn học tập (sau đây gọi tắt là GVCN): theo dõi thường xuyên nhóm sinh viên mình quản lý nhằm theo dõi các di biến động của sinh viên, phối hợp với CBQL kiểm tra tình hình học tập và cập nhật các thông tin vào hệ thống

1. Căn cứ triển khai Quy trình

- Quy chế đào tạo theo hệ thống tín chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Quy định về đào tạo theo hệ thống tín chỉ tại Trường Đại học Ngoại thương

- Quy định về thực hiện học phần tốt nghiệp, xét tốt nghiệp đối với sinh viên đào tạo theo hệ thống tín chỉ tại Trường Đại học Ngoại thương

- Quy định về bảo lưu và nghỉ học tạm thời, quay lại học tập

- Quy định về quản lý sinh viên đi học tập, trao đổi tại nước ngoài

Các quy định khác có liên quan về việc quản lý Người học

3. Nguyên tắc theo dõi

Nguyên tắc theo dõi tiến trình học tập của Người học là:

1. Toàn diện về mọi mặt hoạt động
2. Kịp thời cập nhật số liệu vào hệ thống
3. Định kỳ báo cáo cho các đơn vị chức năng
4. Các bước thực hiện

Bước 1: Thông báo, hướng dẫn thực hiện quy trình

Phòng Quản lý đào tạo thông qua CBQL thông báo Quy trình đến các Khoa Chuyên môn và GVCN

Khoa chuyên môn và GVCN thông báo nội dung và các yêu cầu của Quy trình, nội dung các Quy định quản lý đến Người học

Bước 2: Triển khai nghiệp vụ

- Tổ chức tuyển sinh, tiếp nhận Người học mới và học tập

- Thông báo thực hiện học phần tốt nghiệp và xét tốt nghiệp cho Người học; ra quyết định và thông báo cho Người học về kết quả.

- Tiếp nhận đơn xin bảo lưu, nghỉ học tạm thời; ra quyết định có liên quan, thông báo cho Người học

- Tổ chức các Hội đồng xét dừng học, thôi học đối với sinh viên;

- Tổ chức các Hội đồng kỷ luật buộc thôi học đối với sinh viên vi phạm;

Việc tiếp nhận Người học mới, cho ra trường, buộc thôi học, cho nghỉ học đều phải được thể hiện bằng các Quyết định công nhận và phải được thông báo cho Người học đúng với các Quy định hiện hành về quản lý sinh viên

Bước 3: Cập nhật hồ sơ vào phần mềm

Phòng Quản lý đào tạo và Phòng CTCT&SV có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm quản lý giảng dạy và học tập theo hệ thống tín chỉ các thông tin:

- Quyết định và Danh sách trúng tuyển

- Danh sách Người học kèm mã số, chuyên ngành học

- Quyết định buộc thôi học và danh sách kèm theo

Bước 4: Tổng hợp, báo cáo

Định kỳ cuối mỗi kỳ học hoặc không muộn hơn ngày 31 tháng 12 hàng năm, Phòng Quản lý đào tạo tổng hợp toàn bộ số liệu về Người học gồm:

- Người học được tuyển mới trong năm

- Người học đang thực tế học tập

- Người học đã tốt nghiệp

- Người học đã bị kỷ luật đến mức buộc thôi học trong năm

Số liệu này được tổng hợp chi tiết đến từng năm tuyển sinh – nhóm ngành – ngành – chuyên ngành và cung cấp cho các Phòng/Ban có liên quan, sử dụng trong quản lý Người học và đăng ký chỉ tiêu hàng năm.

5. Điều khoản sửa đổi

Quy trình này thực hiện thống nhất tại Trụ sở chính và các cơ sở, có hiệu lực kể từ ngày ký.

Trong trường hợp có ý kiến về Quy trình, các đơn vị có liên quan thông qua CBQL thông báo cho Phòng QLĐT để nghiên cứu, điều chỉnh, bổ sung Quy trình./.